关于档案信息服务中隐私权的保护问题研究(2)

　　二、档案信息服务中保护隐私权的对策 
　　要使得公民的隐私权在档案信息服务过程中得到保护，必须走依法治档的道路，进行相关方面的档案法律建设。目前我国《档案法》中没有明确规定档案信息所涉及的隐私权问题，仅在部分条款中作有类似说明。 
　　在档案信息服务过程中，档案利用是涉及隐私权的一个关键环节，在利用时应区别对待，通过控制使用这些涉及私人权益的档案，限制其利用范围，使隐私权受到必要的保护，做到合法利用。 
　　做好档案信息服务中的隐私权保护，档案界和档案馆还应采取以下对策： 
　　（一）制定档案行业的隐私权保护政策 
　　1997年9月27日，国家档案局、国家保密局联合颁发了《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》。该文件对于有效预防在档案开放利用工作中发生对个人隐私的侵权，起到非常重要的作用。各级各类档案部门以此项规定作为政策指导和保障，结合各自实际馆藏状况，制定了相关的规章制度，收效显著。不仅如此，档案学会和档案馆也应制定本行业的网络隐私权保护政策，并在网站主页的显著位置予以明示，内容包括：告知网站收集个人资料的目的、方式、范围；对个人资料提供保密和安全措施的承诺；告知用户的请求阅览权、补充修正权、删除权、诉讼权等以及相关免责条款。

　档案法律在以后的完善健全过程中，要着重注意解决一个问题，即档案信息开放服务过程中公民隐私权与知情权的关系。在档案利用实践中，我们有时不得不在保护公民隐私权和维护公民知情权之间做出选择。档案部门所作出的选择要符合法律利益最大化原则。如当档案中的隐私涉及共同利益、公共需求、政治利益时，档案部门就要偏向于后者，因为它符合大多数人的需要，从长远来看，根本上也符合隐私权主体的利益。 
　　（二）加强对个人档案隐私权的管理与技术保护 
　　1.在档案管理中采取措施 
　　这是合法利用档案信息的前提条件，要求对涉及公民隐私权的档案进行鉴定与区分，使之与一般档案区别对待，分开保管，做到有关档案的完整、安全和保密。目前，档案法规对涉及公民隐私权档案的划分并不十分明确，在实际工作中不易操作，这种状况亟待改善。 
　　利用者在利用涉及隐私的档案时，只限于达到既定目的，当按规定获得了对档案的利用权后，可对这些档案进行阅览、复制和摘录，但不得将其以现行档案法规中明令禁止的形式对外公布，不得擅自传阅、散布、发表这些涉及他人隐私的档案内容。档案工作者有必要在提供档案信息服务过程中向利用者说明有关注意事项。 
　　2.网络化过程中的保护手段 
　　相对于传统的纸质档案而言，在档案信息网络化过程中，可以采取的技术保护手段可谓多种多样。现在已经有了Cookies软件管理工具、个人隐私偏好平台（P3P）、加密软件、自动删除个人资料软件等由用户自己保护个人资料的技术。档案网站保护个人资料的技术也有很多种，比如：档案馆为了禁止未获授权的人截取或查阅个人资料，可以通过设置本网站运行的服务器，自动使电子邮件传输到一个预先指定的服务器目录机密邮箱，只供获得授权的人查阅。 
　　（三）提高档案馆保护隐私权的自律性 
　　“自律”是档案馆保护隐私权的一条重要原则，即通过档案馆采取自律措施来规范自己在个人资料收集、存贮、传输利用中的行为，达到保护隐私权的目的。 
　　1.档案馆应开展档案开放利用的鉴定工作 
　　组织鉴定小组及时鉴定需要开放利用的档案，着重分析档案涉及隐私的内容和本馆档案的类型，从而确定哪些档案涉及个人隐私，属于控制范围。对个人资料的重要程度划分等级，以决定采取不同的保护措施。档案馆还要建立一些规章制度，避免使所有的档案馆人员都能接触到敏感的个人资料（如出身、种族、政治倾向、宗教信仰、犯罪记录等），确保只有经过批准的档案馆人员才能收集、查阅、传播这些个人资料。对于已到开放期的档案，要严格按照《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》中的相关规定，对拟开放档案组织认真鉴定，以决定包含个人资料的档案的开放时间、开放方式和范围。 
　　2.档案工作者要注意保护他人隐私 
　　档案馆向社会提供档案信息服务这一工作性质要求档案工作者必须熟悉馆藏，以方便利用，因此，档案工作者更容易了解到档案中所涉及的他人隐私。档案工作者更要注意保护他人的隐私，不能因好奇心或别有用心地把馆藏档案中涉及个人隐私的内容泄露于众，否则是极不道德的，也是违法的。这就要加强对档案工作人员职业道德的规范和约束，强调对服务对象隐私的保护。 
　　在档案信息服务中保护隐私权的意义不仅在于维护当事人的合法权益，满足公众对社会信息公开化需要的同时保障其隐私权，而且在于为档案事业的发展营造良好的社会氛围，推动档案信息化进程，促进档案社会价值的发挥。这就要求档案部门在实际工作中，尤其在档案信息服务过程中绝不能忽视或轻视隐私权的保护，在宣传贯彻档案立法，保证档案信息服务工作沿着法制化的轨道健康发展的同时，不断加强档案信息隐私权保护方面的教育，提高档案信息隐私权的保护意识，使档案信息能够健康、安全地服务于社会、服务于我们的生活。