关于加强高校基建财务内部控制的一些思考
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【摘要】 近年来,由于我国高校扩招及高等教育竞争国际化等原因,高校纷纷掀起了基建热潮,基建投资规模迅速扩大,投资金额不断加大,高校基建财务管理工作的重要性越来越突出,必须进一步加强基建财务管理,完善高校基建财务制度,加强基建财务内部控制,确保高校有限的基建投资发挥最大的投资效益和社会效益。针对目前高校基建财务内部控制存在的一些问题,作者提出了一些对策和建议,为完善高校基建财务内部控制提供一些参考。
【关键词】 高校基建;财务控制;问题;对策
近些年来,随着我国高等学校改革的不断深入,高校出现了基建热潮, 基建投资规模迅速扩大。但是,高校的快速扩张和负债办学机制的引入,在为高校带来发展的同时也带来了风险。而且,随着我国高校基建管理的内外部环境日益复杂,预防基建职务犯罪日益显示出其迫切性。高校基建职务犯罪的原因复杂,但从已发生的腐败案来看,高校基建管理权向高校倾斜仅是腐败高发的诱因,缺乏必要的与这种管理权下移相适应的内部控制制度,是高校基建腐败高发的根本原因。基建财务内部控制是做好整个基建工作的重要环节和有效手段之一,是高校基建内部控制的重要组成部分。所以,高校需要提高自身的综合竞争实力以及预防基建职务犯罪,加强基建财务内部控制是其重要的管理工具和手段之一。
一、高校基建财务内部控制目前存在的一些问题
由于当前高校财务制度尚不完善、单位对基建财务管理工作认识不足等客观原因,高校基建财务内部控制存在一些薄弱环节和问题,主要表现为:
(1)基建财务管理体制还没有完全理顺,财务制度设计还不完善,一些高校基建财务尚未完全纳入其学校整个财务管理体系中,给高校财务直接监控基建投资带来一定的困难。
(2)高校内部基建、财务、资产管理等部门协调不足,影响了基建财务内部控制的效率。
(3)基建财务管理基础和管理手段薄弱,对基建全过程难以实施有效控制。
(4)基建财务人员个人素质和业务水平亟待提高,队伍建设有待加强。
目前高校基建财务内部控制存在这些问题的原因主要在于:高校基建财务管理体制不顺,约束机制不健全;基本建设项目内部财务控制不健全;基建工程和财务复合型人才匮乏等。所以,针对这些问题,笔者提出了一些加强高校基建财务内部控制工作的对策,为完善高校基建内部控制提供一些参考。
二、加强高校基建财务内部控制的一些对策
(一)强化高校领导的基建财务管理意识,提高基建财务人员的业务水平
目前,高校领导常常未能充分认识到基建财务人员参与学校资金管理的重要性,认为进行基建投资主要靠抓好基建部门的管理工作,基建财务人员只管照章办事,按合同规定付款即可。基建财务人员缺少参与单位财务分析、研究及预测的机会,未能参与项目决策、招标、施工、竣工验收与决算控制和监督检查,对于违反项目决策程序、合同不合理变更、随意挪用基建资金等不合理现象财务监督实施不力。所以,高校领导有责任和义务去建立健全基建财务管理制度(如:资产管理制度、工程合同管理制度、工程变更审批制度、工程价款结算制度、成本核算制度、供材采购管理制度、费用报销制度、基建财务会计人员岗位职责制度、重大财务事项报告制度等),特别是当前高校基建处于飞速发展时期,更应强化基建财务内部控制和自身责任意识,将基建财务内部控制工作作为基建内部控制的重要环节落到实处。
要做好基建财务内部控制工作,基建财务人员的素质、业务水平的不断提高是关键。高校财务管理部门应不断多渠道、多形式地加强其基建财务人员的专业知识培训,不断提高其业务和管理水平,这不仅包括更新观念、吸收新知识、改善知识结构、掌握财会专业知识,还应了解建筑施工等专业知识、基建项目建设一般程序、招投标、概(预)算等相关知识以及相关的法律法规知识,逐步推动基建财务管理信息化进程,提高工作效率,使基建财务人员适应新形势下基建财务管理的需要。
(二)将基建财务内部控制覆盖基建项目的全过程,充分发挥其财务管理职能
高校基建财务人员在基建项目过程中,要做到事前参与预测和决策、事中注重控制和管理、事后有分析和评价。基建工程项目的财务内部控制是实现基建财务管理的重要手段,包括项目决策控制、项目设计与概预算控制、招投标与合同控制、施工过程控制、竣工验收和决算控制等五个环节,贯穿了项目建设的全过程。
1.项目决策控制环节:基建财务人员要对项目建议书中的财务分析和预测结论的可靠性进行分析,并给出具体的书面意见,并参与项目决策的全过程,会签相关决策决议。
2.项目设计与概预算控制环节:基建财务人员应对项目设计中的施工图预算进行审核,其审核内容包括项目工程量的准确性、定额套用的正确性、费用计取和汇总的合理性。
3.招投标与合同控制环节:该环节包括招标、投标、开标、定标和合同管理等阶段,基建财务人员都应参与其中,这样既有利于基建财务人员了解项目施工队伍的人力、物力和财力情况,了解工程的特点、工期、预算价格、承包方式,而且对于结算办法以及与财务有关的条款,还可以从财会角度提出合理建议。
4. 施工工程控制环节:该环节包括工程项目施工合同的执行、施工款的拨付、工程质量管理、工程进度控制、施工费用管理等内容,基建财务人员应参与施工的全过程监管,制定合理的资金使用计划,并在关键点重点控制。
5.竣工验收与决算控制环节:基建财务人员应及时开展各项清理工作,审核竣工决算书,编制竣工决算初稿,报请决算审计,参与分析概算、预算执行情况及差异分析,并对项目进行成本效益分析。
(三)把握基建财务内部控制的关键点,健全岗位责任制
高校应当根据基建项目的特点,找准基建内部控制的关键控制点。确定关键控制点需要紧密围绕工程项目内部会计控制的中心环节,并向周围业务流程扩展。关键控制点的设置要合理、易行、有实效,控制点过多则让基建财务内部控制失去灵活性,容易挫伤基建财务人员的积极性,而过少则会影响基建财务内部控制目标的实现。所以要准确把握基建项目内部财务控制,需从以下四个关键点来控制:
1.工程项目上:基建财务人员必须首先对工程项目的合法、合理性进行认定,审核工程项目是否具有完备、合法的审批手续,工程预算、概算且工程项目的资金来源要合法。
2.工程实施上:基建财务人员对工程项目实施过程的规范性要进行监督。一是建设合同必须通过招标确定;二是对工程项目要进行随时监督。
3.工程记录上:基建财务人员对工程建设的事项要及时记录。 项目负责人要及时定期向财务人员提供工程进展报告和资金预测报告。
4.工程成本上:基建财务人员应正确核算工程成本,严格按预算控制支出水平。一是及时准确记录工程进度、材料、设备等投资情况;二是在建工程是否及时结转为交付使用资产;三是变更项目内容是否得到必要的批准;四是实行建设期审计;五是定期复核工程进度及质量等级;六是对可计入固定资产原值的借款费用进行及时核对。
(四)加强会计核算,规范资金拨付和账务处理程序
高校基建财务应并入校级财务中,在基建财务中完整设立会计科目及明细账,科目明细级数设置应以满足会计核算的需要为原则,过细过粗均不宜。高校基建会计科目应按三级明细科目设置,即一级对应总账科目,二级对应工程项目名称,三级对应项目的承建单位名称。在高校基建会计核算中,除开设了银行辅助账户后需设“银行存款”科目外,还需设置如下一些基本科目:“建安工程投资”、“库存材料”、“预付工程款”、“预付备料款”、“待摊投资”、“设备投资”、“应收账款”、“应付账款”、“应付工程款”、 “应付器材款”、“其他应收款”、“其他应付款”、“基建拨款”和“交付使用资产”等科目。
严格规范资金的拨付程序:1.工程款支付基本程序为:施工方申请→监理工程师审核签字→跟踪审计工程师审核签字→甲方代表审核签字→基建处工程科长审批→基建处分管工程的处领导审批→财务处分管基建的处领导审批→审计处领导审批(规定限额以上资金)→分管基建的校领导审批(规定限额以上资金)→基建财务部门付款→反馈信息;2.材料款和设备款支付基本程序为:材料和设备供应商申请→监理工程师审核签字→跟踪审计工程师审核签字→材料员审核签字→基建处材料科长审批→基建处分管材料的处领导审批→财务处分管基建的处领导审批→审计处处领导审批(规定限额以上资金)→分管基建的校领导审批(规定限额以上资金)→基建财务部门付款→反馈信息。
同时,要在工程项目初期、中期和后期三个环节规范好基建工程项目的账务处理程序,特别是对于项目的账务后期结算要重点进行规范。如对已经完工并达到“预定可使用状态”的资产,要及时办理估价入账手续。估价入账不能根据“建安工程投资“和”待摊投资“两部分,而应根据工程合同的建造价值加合同变更价以及自营工程发生的物资成本、借款利息、人工成本等对项目完工工程进行账务结转。基建财务人员要对已估价入账的资产进行必要的调价:达到“预定可使用状态”的在建工程,如果在完工年度内没有办理决算手续的,一旦办理了决算手续后,须按照实际成本调整原来的暂估价值。
(五)加强建设项目财务信息管理,建立信息反馈制度
高校应指定人员负责财务信息收集、整理工作,利用会计电算化的手段,真实、准确、完整、及时地向上级主管部门、主管领导报送财务信息资料。报送的财务信息资料主要包括反映资金到位和使用情况的月报、年报,项目竣工财务决算,项目竣工后的投资效益分析报告及其他相关的资料。同时,要加强学校财务、基建、资产及审计等管理部门的沟通,及时反馈相关财务信息,使得各方及时掌握情况,确保顺利完成项目任务。高校基建处在安排下一年度基建计划时,应根据学校财务部门提供的资金可供量和内部调剂的可能,编制年度计划,并及时报送学校财务处。各建设工程项目在开工之前,基建处应向财务处提交工程施工合同、投标函书、开工许可证及与支付工程前期费用有关的全部合同,以便作为未来办理各项资金支付的依据。●
【参考文献】
[1] 何蔚.关于加强和规范高校基建财务管理工作的思考[J].铜陵学院学报,2008(1).
[2] 李天鹏.加强基建财务管理促进内控制度建设[J].江苏卫生事业管理,2000(3).
[3] 李玉桂.高校基建财务工作现状及改进措施[J].本溪冶金高等专科学校学报,2003(3).
[4] 刘巧华,袁玲娜.关于高校基建会计制度化的几点思考[J].会计之友,2004(1).
[5] 王辰.高校基建财务管理的问题及对策[J].天津经济,2006(9).
[6] 王江.高校基建财务管理存在的问题及对策研究[J].惠州学院学报(社会科学版),2008(2).
[7] 谢红梅.浅议基建财务内部的会计控制[J].价格与市场,2004(11).
[8] 周菊芳,宗建岳.当前学校财务管理的存在问题及对策[J].南通职业大学学报,2005(1).
[9] 邱剑萍.高校基建财务管理的探讨[J].科技资讯,2006(32).
[10] 徐清.加强基建财务管理提高投资效益[J].合作经济与科技,2007(6).
【关键词】 高校基建;财务控制;问题;对策
近些年来,随着我国高等学校改革的不断深入,高校出现了基建热潮, 基建投资规模迅速扩大。但是,高校的快速扩张和负债办学机制的引入,在为高校带来发展的同时也带来了风险。而且,随着我国高校基建管理的内外部环境日益复杂,预防基建职务犯罪日益显示出其迫切性。高校基建职务犯罪的原因复杂,但从已发生的腐败案来看,高校基建管理权向高校倾斜仅是腐败高发的诱因,缺乏必要的与这种管理权下移相适应的内部控制制度,是高校基建腐败高发的根本原因。基建财务内部控制是做好整个基建工作的重要环节和有效手段之一,是高校基建内部控制的重要组成部分。所以,高校需要提高自身的综合竞争实力以及预防基建职务犯罪,加强基建财务内部控制是其重要的管理工具和手段之一。
一、高校基建财务内部控制目前存在的一些问题
由于当前高校财务制度尚不完善、单位对基建财务管理工作认识不足等客观原因,高校基建财务内部控制存在一些薄弱环节和问题,主要表现为:
(1)基建财务管理体制还没有完全理顺,财务制度设计还不完善,一些高校基建财务尚未完全纳入其学校整个财务管理体系中,给高校财务直接监控基建投资带来一定的困难。
(2)高校内部基建、财务、资产管理等部门协调不足,影响了基建财务内部控制的效率。
(3)基建财务管理基础和管理手段薄弱,对基建全过程难以实施有效控制。
(4)基建财务人员个人素质和业务水平亟待提高,队伍建设有待加强。
目前高校基建财务内部控制存在这些问题的原因主要在于:高校基建财务管理体制不顺,约束机制不健全;基本建设项目内部财务控制不健全;基建工程和财务复合型人才匮乏等。所以,针对这些问题,笔者提出了一些加强高校基建财务内部控制工作的对策,为完善高校基建内部控制提供一些参考。
二、加强高校基建财务内部控制的一些对策
(一)强化高校领导的基建财务管理意识,提高基建财务人员的业务水平
目前,高校领导常常未能充分认识到基建财务人员参与学校资金管理的重要性,认为进行基建投资主要靠抓好基建部门的管理工作,基建财务人员只管照章办事,按合同规定付款即可。基建财务人员缺少参与单位财务分析、研究及预测的机会,未能参与项目决策、招标、施工、竣工验收与决算控制和监督检查,对于违反项目决策程序、合同不合理变更、随意挪用基建资金等不合理现象财务监督实施不力。所以,高校领导有责任和义务去建立健全基建财务管理制度(如:资产管理制度、工程合同管理制度、工程变更审批制度、工程价款结算制度、成本核算制度、供材采购管理制度、费用报销制度、基建财务会计人员岗位职责制度、重大财务事项报告制度等),特别是当前高校基建处于飞速发展时期,更应强化基建财务内部控制和自身责任意识,将基建财务内部控制工作作为基建内部控制的重要环节落到实处。
要做好基建财务内部控制工作,基建财务人员的素质、业务水平的不断提高是关键。高校财务管理部门应不断多渠道、多形式地加强其基建财务人员的专业知识培训,不断提高其业务和管理水平,这不仅包括更新观念、吸收新知识、改善知识结构、掌握财会专业知识,还应了解建筑施工等专业知识、基建项目建设一般程序、招投标、概(预)算等相关知识以及相关的法律法规知识,逐步推动基建财务管理信息化进程,提高工作效率,使基建财务人员适应新形势下基建财务管理的需要。
(二)将基建财务内部控制覆盖基建项目的全过程,充分发挥其财务管理职能
高校基建财务人员在基建项目过程中,要做到事前参与预测和决策、事中注重控制和管理、事后有分析和评价。基建工程项目的财务内部控制是实现基建财务管理的重要手段,包括项目决策控制、项目设计与概预算控制、招投标与合同控制、施工过程控制、竣工验收和决算控制等五个环节,贯穿了项目建设的全过程。
1.项目决策控制环节:基建财务人员要对项目建议书中的财务分析和预测结论的可靠性进行分析,并给出具体的书面意见,并参与项目决策的全过程,会签相关决策决议。
2.项目设计与概预算控制环节:基建财务人员应对项目设计中的施工图预算进行审核,其审核内容包括项目工程量的准确性、定额套用的正确性、费用计取和汇总的合理性。
3.招投标与合同控制环节:该环节包括招标、投标、开标、定标和合同管理等阶段,基建财务人员都应参与其中,这样既有利于基建财务人员了解项目施工队伍的人力、物力和财力情况,了解工程的特点、工期、预算价格、承包方式,而且对于结算办法以及与财务有关的条款,还可以从财会角度提出合理建议。
4. 施工工程控制环节:该环节包括工程项目施工合同的执行、施工款的拨付、工程质量管理、工程进度控制、施工费用管理等内容,基建财务人员应参与施工的全过程监管,制定合理的资金使用计划,并在关键点重点控制。
5.竣工验收与决算控制环节:基建财务人员应及时开展各项清理工作,审核竣工决算书,编制竣工决算初稿,报请决算审计,参与分析概算、预算执行情况及差异分析,并对项目进行成本效益分析。
(三)把握基建财务内部控制的关键点,健全岗位责任制
高校应当根据基建项目的特点,找准基建内部控制的关键控制点。确定关键控制点需要紧密围绕工程项目内部会计控制的中心环节,并向周围业务流程扩展。关键控制点的设置要合理、易行、有实效,控制点过多则让基建财务内部控制失去灵活性,容易挫伤基建财务人员的积极性,而过少则会影响基建财务内部控制目标的实现。所以要准确把握基建项目内部财务控制,需从以下四个关键点来控制:
1.工程项目上:基建财务人员必须首先对工程项目的合法、合理性进行认定,审核工程项目是否具有完备、合法的审批手续,工程预算、概算且工程项目的资金来源要合法。
2.工程实施上:基建财务人员对工程项目实施过程的规范性要进行监督。一是建设合同必须通过招标确定;二是对工程项目要进行随时监督。
3.工程记录上:基建财务人员对工程建设的事项要及时记录。 项目负责人要及时定期向财务人员提供工程进展报告和资金预测报告。
4.工程成本上:基建财务人员应正确核算工程成本,严格按预算控制支出水平。一是及时准确记录工程进度、材料、设备等投资情况;二是在建工程是否及时结转为交付使用资产;三是变更项目内容是否得到必要的批准;四是实行建设期审计;五是定期复核工程进度及质量等级;六是对可计入固定资产原值的借款费用进行及时核对。
(四)加强会计核算,规范资金拨付和账务处理程序
高校基建财务应并入校级财务中,在基建财务中完整设立会计科目及明细账,科目明细级数设置应以满足会计核算的需要为原则,过细过粗均不宜。高校基建会计科目应按三级明细科目设置,即一级对应总账科目,二级对应工程项目名称,三级对应项目的承建单位名称。在高校基建会计核算中,除开设了银行辅助账户后需设“银行存款”科目外,还需设置如下一些基本科目:“建安工程投资”、“库存材料”、“预付工程款”、“预付备料款”、“待摊投资”、“设备投资”、“应收账款”、“应付账款”、“应付工程款”、 “应付器材款”、“其他应收款”、“其他应付款”、“基建拨款”和“交付使用资产”等科目。
严格规范资金的拨付程序:1.工程款支付基本程序为:施工方申请→监理工程师审核签字→跟踪审计工程师审核签字→甲方代表审核签字→基建处工程科长审批→基建处分管工程的处领导审批→财务处分管基建的处领导审批→审计处领导审批(规定限额以上资金)→分管基建的校领导审批(规定限额以上资金)→基建财务部门付款→反馈信息;2.材料款和设备款支付基本程序为:材料和设备供应商申请→监理工程师审核签字→跟踪审计工程师审核签字→材料员审核签字→基建处材料科长审批→基建处分管材料的处领导审批→财务处分管基建的处领导审批→审计处处领导审批(规定限额以上资金)→分管基建的校领导审批(规定限额以上资金)→基建财务部门付款→反馈信息。
同时,要在工程项目初期、中期和后期三个环节规范好基建工程项目的账务处理程序,特别是对于项目的账务后期结算要重点进行规范。如对已经完工并达到“预定可使用状态”的资产,要及时办理估价入账手续。估价入账不能根据“建安工程投资“和”待摊投资“两部分,而应根据工程合同的建造价值加合同变更价以及自营工程发生的物资成本、借款利息、人工成本等对项目完工工程进行账务结转。基建财务人员要对已估价入账的资产进行必要的调价:达到“预定可使用状态”的在建工程,如果在完工年度内没有办理决算手续的,一旦办理了决算手续后,须按照实际成本调整原来的暂估价值。
(五)加强建设项目财务信息管理,建立信息反馈制度
高校应指定人员负责财务信息收集、整理工作,利用会计电算化的手段,真实、准确、完整、及时地向上级主管部门、主管领导报送财务信息资料。报送的财务信息资料主要包括反映资金到位和使用情况的月报、年报,项目竣工财务决算,项目竣工后的投资效益分析报告及其他相关的资料。同时,要加强学校财务、基建、资产及审计等管理部门的沟通,及时反馈相关财务信息,使得各方及时掌握情况,确保顺利完成项目任务。高校基建处在安排下一年度基建计划时,应根据学校财务部门提供的资金可供量和内部调剂的可能,编制年度计划,并及时报送学校财务处。各建设工程项目在开工之前,基建处应向财务处提交工程施工合同、投标函书、开工许可证及与支付工程前期费用有关的全部合同,以便作为未来办理各项资金支付的依据。●
【参考文献】
[1] 何蔚.关于加强和规范高校基建财务管理工作的思考[J].铜陵学院学报,2008(1).
[2] 李天鹏.加强基建财务管理促进内控制度建设[J].江苏卫生事业管理,2000(3).
[3] 李玉桂.高校基建财务工作现状及改进措施[J].本溪冶金高等专科学校学报,2003(3).
[4] 刘巧华,袁玲娜.关于高校基建会计制度化的几点思考[J].会计之友,2004(1).
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[9] 邱剑萍.高校基建财务管理的探讨[J].科技资讯,2006(32).
[10] 徐清.加强基建财务管理提高投资效益[J].合作经济与科技,2007(6).